Giấy phép lao động 2026: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ vị trí, hình thức và nơi làm việc

Năm 2026, hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn, không chỉ vì yêu cầu pháp lý mà còn vì tác động trực tiếp đến visa, thẻ tạm trú và kế hoạch nhân sự dài hạn

Theo khuôn khổ hiện hành, Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 và đã thay đổi cách doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ so với giai đoạn trước.

Điểm đáng chú ý là thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được lồng ghép vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, giúp doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ thống nhất hơn thay vì xử lý rời rạc từng bước.

Trên thực tế, rủi ro thường không nằm ở số lượng giấy tờ mà nằm ở sự không khớp giữa chức danh trên hợp đồng, kinh nghiệm chuyên môn, văn bản cử sang, địa điểm làm việc và nội dung dự kiến ghi trên giấy phép lao động.

Doanh nghiệp cần xác định rõ người lao động thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật, bởi mỗi nhóm có cách chứng minh năng lực và kinh nghiệm khác nhau.

Nếu người lao động đã có giấy phép còn hiệu lực nhưng muốn thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc, dù vẫn làm cho cùng một người sử dụng lao động, trường hợp này có thể phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Thời hạn xử lý hồ sơ cũng cần được tính trước trong kế hoạch tuyển dụng. Khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét việc chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động trong thời hạn theo quy định, nhưng doanh nghiệp vẫn nên dự phòng thời gian bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ.

Các giấy tờ như hộ chiếu, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, văn bản cử sang hoặc hợp đồng liên quan nên được rà soát đồng bộ trước khi dịch thuật, chứng thực hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

Một bộ hồ sơ tốt không chỉ giúp xin giấy phép lao động thuận lợi hơn mà còn tạo nền tảng cho bước tiếp theo là xin thẻ tạm trú hoặc xử lý các thủ tục cư trú cho người lao động và gia đình đi cùng.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra ba điểm cốt lõi: người lao động làm việc theo tư cách nào, làm tại đâu và giấy tờ chứng minh có đang cùng nói một câu chuyện hay không.