Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu số 03 – Đề nghị cấp mới/gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Mẫu số 03 là biểu mẫu chuẩn do cơ quan Nhà nước ban hành, được sử dụng trong cả hai trường hợp: xin cấp mới và gia hạn giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam
Mẫu số 03 là biểu mẫu chuẩn do cơ quan Nhà nước ban hành, được sử dụng trong cả hai trường hợp: xin cấp mới và gia hạn giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam. Khi điền biểu mẫu này, doanh nghiệp phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất với hồ sơ pháp lý, hợp đồng lao động, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và toàn bộ tài liệu chuyên môn liên quan. Việc ghi sai, ghi thiếu hoặc không khớp thông tin có thể dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng mục theo quy định:
(1) Tên cơ quan có thẩm quyền giải quyết:
Doanh nghiệp phải ghi rõ tên cơ quan sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Căn cứ vào thẩm quyền được quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan này có thể là Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nơi người lao động làm việc. Việc ghi đúng cơ quan rất quan trọng vì nộp sai thẩm quyền sẽ khiến hồ sơ không được tiếp nhận.
(2), (10) Hình thức tổ chức của đơn vị sử dụng lao động:
Tại mục này cần ghi rõ loại hình pháp lý của tổ chức. Các nhóm được liệt kê gồm:
khu vực nhà nước; doanh nghiệp (nhà nước, ngoài nhà nước, có vốn đầu tư nước
ngoài); đơn vị sự nghiệp ngoài nhà nước; khu vực nước ngoài; nhà thầu; tổ chức
hoặc cơ quan khác. Việc xác định đúng loại hình giúp cơ quan Nhà nước đối chiếu
với chức năng hoạt động và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
(3), (11), (12) Địa chỉ trụ sở và địa điểm làm việc của người lao động:
Doanh nghiệp phải ghi rõ địa chỉ theo thứ tự hành chính đầy đủ: số nhà, tên đường; thôn/làng/ấp/bản; xã/phường; quận/huyện; tỉnh/thành phố. Việc ghi đầy đủ, thống nhất với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và với hợp đồng lao động là yêu cầu bắt buộc để tránh nhầm lẫn địa điểm làm việc.(4) Mã ngành kinh tế cấp 1:
Ghi theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ban hành tại Quyết định
27/2018/QĐ-TTg. Mã ngành phải phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động chính của doanh
nghiệp và phù hợp với chức danh, vị trí, chuyên môn của người lao động nước
ngoài.
(5) Ngành nghề kinh doanh có điều kiện (nếu thuộc nhóm):
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thuộc Danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (ví dụ: giáo dục, y tế, an ninh mạng, logistics…), cần ghi rõ theo quy định hiện hành. Điều này ảnh hưởng đến cơ sở pháp lý chấp thuận việc tuyển dụng người lao động nước ngoài.(6) Xác định loại lao động nước ngoài:
Ghi rõ người lao động thuộc nhóm: Nhà quản lý; Giám đốc điều hành; Chuyên gia;
Lao động kỹ thuật. Việc phân loại này phải phù hợp với hồ sơ chứng minh chuyên
môn, kinh nghiệm được cung cấp và là căn cứ để xét cấp GPLĐ.
(7) Tên công việc và mã nghề cấp 3:
Phải ghi theo danh mục mã nghề cấp 3 tại Phụ lục I ban hành kèm Quyết định
34/2020/QĐ-TTg. Tên nghề phải thống nhất với hợp đồng lao động, văn bản giải
trình nhu cầu và nội dung trong giấy phép lao động cũ (đối với trường hợp gia hạn).
(8) Hình thức làm việc:
Ghi theo khoản 1 Điều 2 của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, ví dụ: làm việc theo hợp
đồng lao động; di chuyển nội bộ doanh nghiệp; thực hiện hợp đồng dịch vụ; nhà
cung cấp dịch vụ; nhà quản lý; chuyên gia; lao động kỹ thuật… Việc ghi sai hình
thức làm việc là một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối.
(9) Trình độ chuyên môn:
Ghi rõ trình độ học vấn cao nhất của người lao động: Tiến sĩ, Thạc sĩ, Cử nhân,
hoặc các trình độ khác. Các tài liệu liên quan phải phù hợp với vị trí công việc
và phải được hợp pháp hóa lãnh sự nếu cấp ở nước ngoài.