Hướng dẫn từng bước thủ tục cấp mới giấy phép lao động theo luật mới năm 2025
Thủ tục cấp mới giấy phép lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây là trường hợp phổ biến nhất, áp dụng cho người lần đầu làm việc tại Việt Nam hoặc chuyển sang môi trường làm việc mới mà không đủ điều kiện gia hạn/ cấp lại GPLĐ.
I. KHI NÀO PHẢI XIN CẤP MỚI GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG?
1. Lần đầu tiên làm việc tại Việt Nam
Người lao động chưa từng được cấp GPLĐ tại Việt Nam và nay ký hợp đồng lao động, được cử sang làm việc, cung cấp dịch vụ, di chuyển nội bộ doanh nghiệp… thì phải xin cấp mới GPLĐ, trừ trường hợp thuộc diện miễn.
2. Thay đổi người sử dụng lao động hoặc thay đổi lớn về vị trí công việc
Dù còn thời hạn GPLĐ, nhưng nếu:
- Chuyển sang làm cho pháp nhân khác; hoặc
- Vị trí, chức danh, hình thức làm việc thay đổi cơ bản so với nội dung GPLĐ hiện tại;
thì không thể chỉ gia hạn/ cấp lại, mà phải xin cấp mới GPLĐ cho phù hợp tình hình thực tế.
3. Trước đây được miễn GPLĐ, nay không còn thuộc diện miễn
Ví dụ, chuyên gia trước đây chỉ sang Việt Nam dưới 90 ngày/năm nên được miễn, nhưng nay kế hoạch làm việc kéo dài hơn; hoặc nhà đầu tư giảm vốn góp dưới ngưỡng miễn GPLĐ. Khi đó, cần chuyển sang cơ chế xin GPLĐ đầy đủ.
II. ĐIỀU KIỆN CƠ BẢN ĐỂ ĐƯỢC CẤP MỚI GIẤY
PHÉP LAO ĐỘNG
1. Điều kiện đối với người lao động nước ngoài
Người lao động phải:
- Đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với vị trí (chuyên gia, quản lý, điều hành, kỹ thuật…);
- Có sức khỏe phù hợp, được chứng minh bằng giấy khám sức khỏe hợp lệ;
- Không có án tích chưa được xóa hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự ở Việt Nam hoặc nước ngoài;
- Có hộ chiếu còn thời hạn đủ dài cho thời gian dự kiến làm việc.
2. Điều kiện đối với người sử dụng lao động Việt Nam
Doanh nghiệp/ tổ chức phải:
- Được thành lập, hoạt động hợp pháp tại Việt Nam;
- Có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí dự kiến;
- Hoàn thiện biểu mẫu gộp giải trình nhu cầu và đề nghị cấp GPLĐ theo mẫu;
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo, thống kê về sử dụng lao động nước ngoài theo quy định.
III. HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ KHI XIN CẤP MỚI GPLĐ
1. Phần hồ sơ do người lao động cung cấp
Thông thường bao gồm:
- Bản sao hộ chiếu có chứng thực;
- Ảnh màu cỡ 4x6cm (nền trắng, chụp không quá 6 tháng);
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở đủ thẩm quyền cấp (ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài nhưng đã hợp pháp hóa, dịch công chứng);
- Phiếu lý lịch tư pháp/ phiếu xác nhận không có án tích do cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài và/hoặc Việt Nam cấp;
- Văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc;
- Giấy tờ liên quan đến hình thức làm việc: quyết định cử sang, hợp đồng dịch vụ, quyết định bổ nhiệm…
Lưu ý: Tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế) và dịch sang tiếng Việt có chứng thực.
2. Phần hồ sơ do doanh nghiệp cung cấp
Bao gồm:
- Mẫu đề nghị gộp: giải trình nhu cầu và xin cấp GPLĐ;
- Bản sao đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép hoạt động tương đương;
- Dự thảo hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng/ bổ nhiệm;
- Các tài liệu nội bộ chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu được yêu cầu).
IV. QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC CẤP MỚI
Bước 1 – Phân loại vị trí và hình thức làm việc
Doanh nghiệp xác định người lao động thuộc nhóm nào (chuyên gia, quản lý, điều hành, kỹ thuật) và làm việc theo hình thức nào (hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ, hợp đồng dịch vụ…). Đây là cơ sở để chọn đúng loại tài liệu chứng minh.
Bước 2 – Chuẩn bị, hợp pháp hóa và dịch thuật hồ sơ
Người lao động chuẩn bị hồ sơ tại nước ngoài; sau đó tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng. Doanh nghiệp đối chiếu, kiểm tra tính nhất quán mọi thông tin cá nhân.
Bước 3 – Hoàn thiện mẫu đề nghị và nộp hồ sơ
Doanh nghiệp điền đầy đủ mẫu gộp theo quy định, đính kèm toàn bộ giấy tờ liên quan và nộp tại cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc (trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến).
Bước 4 – Theo dõi quá trình xử lý
Trong thời hạn luật định (thường 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ), cơ quan nhà nước sẽ xem xét, nếu đủ điều kiện thì vừa chấp thuận nhu cầu, vừa cấp GPLĐ; nếu từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 5 – Nhận GPLĐ và triển khai thủ tục tiếp theo
Sau khi được cấp GPLĐ, doanh nghiệp:
- Nhận bản gốc GPLĐ;
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản (nếu áp dụng);
- Hỗ trợ người lao động làm thủ tục visa/ thẻ tạm trú phù hợp với mục đích lao động.
V. MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP KHI XIN CẤP MỚI GPLĐ
1. Chuẩn bị hồ sơ quá sát ngày dự kiến làm việc
Điều này dễ dẫn tới tình trạng người lao động đã sang Việt Nam nhưng chưa được phép làm việc do GPLĐ chưa được cấp, gây rủi ro xử phạt.
2. Thông tin cá nhân không thống nhất
Sai lệch về họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu giữa các giấy tờ là lỗi phổ biến, dẫn tới yêu cầu bổ sung, giải trình hoặc thậm chí từ chối hồ sơ.
3. Thiếu hợp pháp hóa, dịch thuật hợp lệ
Không hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch công chứng đúng quy định có thể khiến hồ sơ bị coi là không hợp lệ ngay từ đầu.
VI. CHECKLIST NGẮN GỌN CHO DOANH NGHIỆP
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên tự rà soát:
- Đã xác định đúng đây là trường hợp cấp mới, không phải gia hạn/ cấp lại?
- Tài liệu nước ngoài đã được hợp pháp hóa và dịch công chứng đầy đủ?
- Mẫu đề nghị gộp đã điền đủ, rõ ràng, không mâu thuẫn?
- Đã sắp xếp thời gian nộp hồ sơ phù hợp (tối thiểu 30 ngày trước ngày dự kiến làm việc)?
- Đã chuẩn bị sẵn bước tiếp theo về hợp đồng lao động, visa, thẻ tạm trú?
Thủ tục làm giấy phép lao động phức tạp và mất nhiều thời gian , Quý khách hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất