Miễn giấy phép lao động và thủ tục báo cáo miễn

Nghị định 219/2025 không chỉ siết chặt quản lý GPLĐ mà còn mở rộng, làm rõ các trường hợp người lao động nước ngoài được miễn GPLĐ. Tuy nhiên, miễn GPLĐ không có nghĩa là "không cần làm thủ tục gì". Phần lớn trường hợp vẫn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ hoặc thực hiện thông báo trước khi làm việc.

I. Các nhóm đối tượng được miễn giấy phép lao động

1. Nhà đầu tư, thành viên góp vốn, thành viên HĐQT

Bao gồm:

- Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH, thành viên HĐQT công ty cổ phần với mức góp vốn đạt ngưỡng luật định;

- Các trường hợp này được xem là nhà đầu tư, nhà quản lý cấp cao, không phải lao động thuê mướn thông thường.

2. Trường hợp liên quan đến gia đình

Một số người nước ngoài là vợ/ chồng của công dân Việt Nam, cư trú hợp pháp tại Việt Nam, có thể được phép làm việc mà không phải xin GPLĐ riêng biệt, với điều kiện đáp ứng đầy đủ quy định về cư trú và mục đích làm việc.

3. Chuyên gia, kỹ thuật sang làm việc ngắn hạn

Nhóm này gồm chuyên gia, kỹ thuật viên vào Việt Nam trong thời gian ngắn để:

- Lắp đặt, bảo trì, sửa chữa máy móc, dây chuyền;

- Hỗ trợ kỹ thuật theo hợp đồng dịch vụ…

Nếu tổng thời gian làm việc tại Việt Nam trong năm không vượt quá ngưỡng nhất định (ví dụ 90 ngày/năm) và đáp ứng điều kiện cụ thể, họ có thể thuộc diện miễn GPLĐ nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo.

4. Tình nguyện viên, sinh viên, thực tập sinh

- Tình nguyện viên làm việc trong các chương trình được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hoặc theo điều ước quốc tế;

- Sinh viên, học viên thực tập theo thỏa thuận giữa nhà trường, chương trình hợp tác…

Mục đích chính của họ không phải là lao động hưởng lương theo nghĩa thông thường nên được xếp vào diện miễn GPLĐ.

5. Trường hợp theo điều ước quốc tế, ngoại giao

Một số đối tượng làm việc tại Việt Nam theo các hiệp định, chương trình hợp tác, dự án ODA, hoặc người thuộc diện ngoại giao, lãnh sự, vợ/chồng người ngoại giao được phép làm việc theo thỏa thuận, cũng có thể nằm trong diện miễn GPLĐ.

II. PHÂN BIỆT MIỄN CÓ XÁC NHẬN VÀ MIỄN CHỈ CẦN THÔNG BÁO

1. Miễn có giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ

Nhiều trường hợp (nhà đầu tư, vợ/chồng người Việt, tình nguyện viên…) phải xin "Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ". Đây là căn cứ chính thức chứng minh với cơ quan quản lý, cơ quan xuất nhập cảnh, đối tác… rằng người lao động không phải xin GPLĐ.

2. Miễn nhưng chỉ cần thông báo

Một số trường hợp chuyên gia ngắn hạn, kỹ thuật dưới ngưỡng ngày làm việc có thể chỉ cần doanh nghiệp gửi văn bản thông báo trước cho cơ quan quản lý lao động, nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung công việc. Tuy không nhận giấy xác nhận, nhưng văn bản thông báo và xác nhận tiếp nhận là chứng cứ quan trọng trong hồ sơ.

III. HỒ SƠ, TRÌNH TỰ XIN GIẤY XÁC NHẬN KHÔNG THUỘC DIỆN CẤP GPLĐ

1. Hồ sơ cơ bản

Tùy từng nhóm đối tượng, hồ sơ thường gồm:

- Văn bản đề nghị xác nhận theo mẫu;

- Tài liệu chứng minh thuộc diện miễn (giấy chứng nhận góp vốn, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy đăng ký kết hôn, quyết định cử đi của tổ chức quốc tế, hợp đồng dự án, chương trình tình nguyện…);

- Bản sao hộ chiếu, ảnh của người lao động;

- Một số tài liệu cụ thể khác theo yêu cầu từng trường hợp.

2. Nơi nộp và thời hạn giải quyết

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc. Trong thời hạn luật định (ví dụ 5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ), cơ quan nhà nước sẽ cấp giấy xác nhận hoặc trả lời bằng văn bản nếu từ chối.

3. Thời hạn hiệu lực và gia hạn

Giấy xác nhận thường có thời hạn tối đa tương ứng với thời gian làm việc hoặc thời hạn của dự án, hợp đồng, nhưng không quá ngưỡng quy định (thường tối đa 2 năm). Khi hết hạn, nếu vẫn có nhu cầu, doanh nghiệp phải xin gia hạn hoặc xin cấp giấy xác nhận mới, không mặc nhiên kéo dài.

V. THỦ TỤC THÔNG BÁO ĐỐI VỚI MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP MIỄN

Trong các trường hợp chỉ yêu cầu thông báo, doanh nghiệp cần:

- Lập văn bản thông báo theo mẫu, ghi rõ thông tin người lao động, mục đích, vị trí, địa điểm, thời gian làm việc;

- Gửi đến cơ quan có thẩm quyền trước số ngày tối thiểu theo quy định;

- Lưu lại bằng chứng đã gửi và bất kỳ phản hồi nào từ cơ quan nhà nước để chứng minh đã tuân thủ nghĩa vụ.

IV. SAI SÓT PHỔ BIẾN KHI ÁP DỤNG QUY ĐỊNH MIỄN GPLĐ

1. Hiểu sai "miễn GPLĐ" là không cần làm gì

Nhiều doanh nghiệp cho rằng miễn GPLĐ cũng đồng nghĩa miễn luôn mọi thủ tục, từ đó không xin giấy xác nhận và cũng không thông báo. Thực tế, hành vi này có thể vẫn bị xem là sử dụng lao động nước ngoài trái phép.

2. Thiếu tài liệu chứng minh

Hồ sơ xin miễn GPLĐ nhưng không kèm tài liệu rõ ràng về vốn góp, quan hệ hôn nhân, chương trình dự án… thường bị yêu cầu bổ sung nhiều lần hoặc bị từ chối.

3. Không theo dõi thời hạn hiệu lực

Giấy xác nhận miễn GPLĐ có thời hạn nhất định. Nếu không theo dõi, người lao động dễ rơi vào tình trạng tiếp tục làm việc khi giấy xác nhận đã hết hạn.