Thẻ tạm trú Việt Nam năm 2026: Điều kiện, hồ sơ, VNeID doanh nghiệp và những lưu ý mới nhất

2026 có những thay đổi gì về thủ tục xin Thẻ Tạm Trú cho người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam ?

1. Thẻ tạm trú là gì?

Thẻ tạm trú, thường được gọi bằng tên tiếng Anh là Temporary Residence Card – TRC, là giấy tờ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh của Việt Nam cấp cho người nước ngoài đủ điều kiện cư trú dài hạn tại Việt Nam.

Trong thời hạn còn giá trị, thẻ tạm trú có thể được sử dụng thay thị thực khi người nước ngoài xuất cảnh và nhập cảnh Việt Nam. Thời hạn của thẻ phụ thuộc vào mục đích cư trú, loại giấy tờ bảo lãnh và thời hạn còn lại của hộ chiếu.

Khung pháp lý chính về thẻ tạm trú hiện nay gồm Luật số 47/2014/QH13, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 51/2019/QH14 và Luật số 23/2023/QH15.

2. Điểm cần lưu ý về VNeID doanh nghiệp trong năm 2026

Từ ngày 01/07/2025, tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức trên VNeID được sử dụng để định danh và đăng nhập khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến. Các tài khoản doanh nghiệp do Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp trước đây chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/06/2025.

Doanh nghiệp bảo lãnh người nước ngoài nên kiểm tra trước:

Người đại diện theo pháp luật đã có tài khoản VNeID mức độ 2;
Doanh nghiệp đã được cấp tài khoản định danh điện tử tổ chức;
Thông tin mã số doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật và số định danh cá nhân đã được đồng bộ chính xác;
Người được ủy quyền đã được phân quyền thực hiện thủ tục, nếu hồ sơ không do người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp.

Cần phân biệt rõ rằng VNeID dùng để định danh và xác thực tài khoản, còn chữ ký số được sử dụng để ký hồ sơ điện tử. Đối với một số thủ tục xuất nhập cảnh trực tuyến, doanh nghiệp vẫn phải có chữ ký điện tử phù hợp với Luật Giao dịch điện tử. Vì vậy, không nên hiểu rằng việc sử dụng VNeID đã loại bỏ hoàn toàn USB Token hoặc các hình thức chữ ký số khác.

3. Những trường hợp được xem xét cấp thẻ tạm trú

Người nước ngoài có thể được xem xét cấp thẻ tạm trú khi thuộc một trong các nhóm theo quy định, bao gồm:

Nhà đầu tư nước ngoài thuộc diện ĐT1, ĐT2 hoặc ĐT3;
Người lao động nước ngoài có giấy phép lao động, thuộc diện LĐ2;
Người lao động có xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, thuộc diện LĐ1;
Luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam;
Người học tập, thực tập dài hạn;
Thành viên văn phòng đại diện, tổ chức nước ngoài;
Phóng viên, nhà báo thường trú;
Vợ, chồng, con dưới 18 tuổi của người nước ngoài thuộc một số diện đủ điều kiện;
Cha, mẹ, vợ, chồng hoặc con của công dân Việt Nam thuộc diện thăm thân TT.

Không phải mọi loại thị thực đều đủ điều kiện chuyển sang thẻ tạm trú. Các diện phổ biến được xem xét gồm LV1, LV2, LS, ĐT1, ĐT2, ĐT3, NN1, NN2, DH, PV1, LĐ1, LĐ2 và TT.

4. Thời hạn tối đa của thẻ tạm trú

Thời hạn thẻ tạm trú được xác định theo ký hiệu thẻ:

ĐT1: không quá 10 năm;
NG3, LV1, LV2, LS, ĐT2 và DH: không quá 05 năm;
NN1, NN2, ĐT3 và TT: không quá 03 năm;
LĐ1, LĐ2 và PV1: không quá 02 năm.

Trong mọi trường hợp, thời hạn thẻ tạm trú phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày. Khi thẻ hết hạn, người nước ngoài được xem xét cấp thẻ mới, không phải gia hạn thời hạn trực tiếp trên thẻ cũ.

Trên thực tế, thời hạn thẻ còn phụ thuộc vào thời hạn của giấy phép lao động, xác nhận miễn giấy phép lao động, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ chứng minh mục đích cư trú tương ứng.

5. Hồ sơ cấp thẻ tạm trú năm 2026

Theo thủ tục do Bộ Công an công bố, bộ hồ sơ cơ bản gồm:

Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú theo mẫu NA8;
Hộ chiếu bản gốc còn giá trị;
Hai ảnh màu kích thước 2 cm × 3 cm, trong đó một ảnh dán trên tờ khai và một ảnh để rời;
Giấy tờ chứng minh người nước ngoài thuộc diện được cấp thẻ tạm trú, chẳng hạn:

Giấy phép lao động;
Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;
Giấy chứng nhận đầu tư;
Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình;
Hoặc giấy tờ hợp pháp khác phù hợp với loại thẻ đề nghị cấp.

Trường hợp doanh nghiệp lần đầu bảo lãnh người nước ngoài, doanh nghiệp có thể phải hoàn tất hồ sơ đăng ký thông tin tổ chức bảo lãnh, bao gồm giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp và mẫu giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền.

Nộp hồ sơ trực tuyến có cần chứng thực điện tử không?

Có thể có.

Theo thủ tục đang được công bố, nếu nộp trực tuyến:

Hộ chiếu bản gốc phải được gửi đến cơ quan tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính công ích;
Các thành phần hồ sơ khác phải được chứng thực điện tử;
Nếu chưa được chứng thực điện tử, doanh nghiệp có thể phải gửi bản giấy qua dịch vụ bưu chính theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.

Vì vậy, không nên công bố trên website rằng hồ sơ thẻ tạm trú “không còn yêu cầu chứng thực điện tử” trong mọi trường hợp.

6. Có bắt buộc nộp xác nhận tạm trú không?

Xác nhận tạm trú không được liệt kê là một thành phần bắt buộc chung trong danh mục hồ sơ cơ bản của thủ tục cấp thẻ tạm trú đang được Bộ Công an công bố.

Tuy nhiên, người nước ngoài vẫn phải được khai báo tạm trú đúng quy định. Việc khai báo được thực hiện qua môi trường điện tử hoặc bằng phiếu khai báo tạm trú. Cơ quan xuất nhập cảnh có thể kiểm tra thông tin tạm trú trên hệ thống hoặc yêu cầu bổ sung tài liệu trong trường hợp cần xác minh.

Doanh nghiệp nên bảo đảm:

Người nước ngoài đã được khai báo tạm trú tại đúng địa chỉ;
Thông tin hộ chiếu trên khai báo tạm trú không bị sai;
Thông tin ngày nhập cảnh và nơi cư trú đã được cập nhật;
Cơ sở lưu trú đã thực hiện khai báo đúng thời hạn.

7. Thời điểm nộp hồ sơ đối với người có giấy phép lao động

Nghị định 219/2025/NĐ-CP điều chỉnh việc cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động. Nghị định này không trực tiếp quy định thủ tục cấp thẻ tạm trú.

Đối với hồ sơ thẻ tạm trú diện LĐ1 hoặc LĐ2, giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động phải còn giá trị và phải thống nhất với:

Doanh nghiệp bảo lãnh;
Vị trí hoặc hình thức làm việc;
Địa điểm làm việc;
Hộ chiếu của người lao động;
Thời hạn đề nghị cấp thẻ.

Để hạn chế nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp nên nộp hồ sơ sau khi giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động đã được cấp và có thể sử dụng hợp pháp. Trường hợp ngày bắt đầu hiệu lực nằm trong tương lai, nên kiểm tra trước với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi dự kiến nộp hồ sơ.

8. Nộp hồ sơ ở đâu và thời gian giải quyết

Hồ sơ được nộp tại:

Cục Quản lý xuất nhập cảnh; hoặc
Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi cơ quan, tổ chức bảo lãnh đặt trụ sở; hoặc
Qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an, nếu thủ tục hỗ trợ nộp trực tuyến.

Thời hạn giải quyết được công bố là không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian trên không bao gồm:

Thời gian doanh nghiệp sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ;
Thời gian gửi hộ chiếu, tài liệu qua bưu chính;
Thời gian xử lý sai lệch dữ liệu;
Thời gian xác minh trong trường hợp hồ sơ có thông tin chưa rõ ràng.

9. Lệ phí cấp thẻ tạm trú

Mức phí đang được công bố trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an là:

Thẻ có thời hạn không quá 02 năm: 145 USD/thẻ;
Thẻ có thời hạn trên 02 năm đến 05 năm: 155 USD/thẻ;
Thẻ có thời hạn trên 05 năm đến 10 năm: 165 USD/thẻ.

Mức phí thực tế được thu theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.

10. Công văn nhập cảnh có phải là một phần của hồ sơ thẻ tạm trú không?

Không. Công văn nhập cảnh và thẻ tạm trú là hai thủ tục khác nhau.

Công văn nhập cảnh là kết quả xét duyệt để người nước ngoài nhận thị thực và nhập cảnh Việt Nam theo sự mời, bảo lãnh của cơ quan hoặc doanh nghiệp. Sau khi người nước ngoài đã nhập cảnh và đáp ứng đầy đủ điều kiện, doanh nghiệp mới thực hiện thủ tục đề nghị cấp thẻ tạm trú.

Đối với thủ tục công văn nhập cảnh, doanh nghiệp thường phải:

Đăng ký hồ sơ tổ chức bảo lãnh;
Có tài khoản điện tử do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp;
Có chữ ký điện tử;
Nộp công văn đề nghị xét duyệt, kiểm tra nhân sự theo mẫu NA2;
Cung cấp thông tin hộ chiếu, thời gian và mục đích nhập cảnh của người nước ngoài.

11. Những lỗi thường khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung

Các lỗi phổ biến gồm:

Thông tin hộ chiếu trên NA8 không trùng khớp với hộ chiếu gốc;
Hộ chiếu không còn đủ thời hạn;
Giấy phép lao động và doanh nghiệp bảo lãnh không thống nhất;
Người lao động đã thay đổi vị trí, nơi làm việc hoặc người sử dụng lao động;
Khai báo tạm trú chưa được cập nhật;
Ảnh không đúng kích thước 2 cm × 3 cm;
VNeID doanh nghiệp chưa kích hoạt hoặc chưa phân quyền;
Thông tin người đại diện theo pháp luật chưa đồng bộ;
Hồ sơ điện tử chưa được ký số hoặc chứng thực đúng hình thức;
Người nước ngoài đang sử dụng thị thực hoặc thẻ tạm trú không phù hợp với mục đích cư trú thực tế.